Datenschutzerklärung

Stand: 10. April 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die TecMinds GmbH (nachfolgend «wir», «uns» oder «TecMinds») Personendaten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website wield.ch und dem Software-as-a-Service Wield bearbeitet. Sie gilt für alle Besucher:innen der Website sowie für Kund:innen, die Wield als registrierte Nutzer:innen verwenden.

Wir richten uns dabei nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) sowie, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

TecMinds GmbH
Neustadtstrasse 8a
6003 Luzern, Schweiz
UID: CHE-334.650.060
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@tecminds.ch

Für Nutzer:innen im EU/EWR-Raum: Gemäss Art. 27 DSGVO ist die Benennung eines EU-Vertreters derzeit nicht erforderlich, da wir Wield schwerpunktmässig für den Schweizer Markt anbieten. Sollte sich dies ändern, wird ein EU-Vertreter benannt und hier aufgeführt.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Account- und Vertragsdaten

Beim Erstellen eines Wield-Kontos bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmenname sowie ein verschlüsseltes Passwort. Zusätzlich speichern wir Nutzungsdaten wie Login-Zeitpunkte, gewählte Abonnementstufe und Rechnungsinformationen.

Kandidat:innen-Daten (Personendaten Dritter)

Wield ermöglicht Kund:innen, Lebensläufe und weitere Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Aus diesen Dokumenten extrahieren wir strukturierte Informationen wie Name, Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachkenntnisse und weitere für die Personalvermittlung relevante Merkmale. Interview-Aufnahmen, -Transkripte und -Bewertungen werden ebenfalls im Auftrag der Kund:innen gespeichert.

In Bezug auf diese Kandidat:innen-Daten handelt TecMinds als Auftragsbearbeiterin (nDSG Art. 9 / DSGVO Art. 28) im Auftrag der jeweiligen Wield-Kundin. Verantwortlich für Rechtsgrundlage, Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen und für die Ausübung von Betroffenenrechten ist das auftraggebende Unternehmen.

Technische Daten

Beim Besuch der Website und bei der Nutzung von Wield werden technisch notwendige Daten erfasst: IP-Adresse, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer sowie Fehler- und Audit-Logs. Diese Daten dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehleranalyse.

Anonymisierte Nutzungsdaten (nur gehosteter Dienst)

Wenn Sie Wield als gehosteten Dienst (SaaS) nutzen, erfassen wir anonymisierte Nutzungsdaten — z. B. wie häufig bestimmte Funktionen verwendet werden, wie lange Verarbeitungen dauern und welche Abläufe typischerweise durchlaufen werden. Alle personenbezogenen Merkmale werden dabei vor der Speicherung irreversibel entfernt; ein Rückschluss auf einzelne Personen, Kund:innen oder Kandidat:innen ist nicht möglich.

Wir verwenden diese Daten, um den Dienst stabil und performant zu betreiben, Engpässe frühzeitig zu erkennen, unsere Infrastruktur bedarfsgerecht zu skalieren und Wield gezielt weiterzuentwickeln. Dieser Abschnitt gilt nicht für Kund:innen, die Wield im Self-Hosting-Modell eigenständig betreiben.

3. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung, Wartung und Verbesserung von Wield
• Automatisierte Extraktion von Informationen aus Bewerbungsunterlagen
• KI-gestütztes Matching, Interview-Vorbereitung, Bewertung und Briefing-Erstellung
• Kundensupport und Kommunikation
• Abrechnung und Erfüllung vertraglicher Pflichten
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Einhaltung gesetzlicher Pflichten
• Anonymisierte Auswertung von Nutzungsverhalten für Stabilität, Performance-Optimierung und Weiterentwicklung von Wield (nur im gehosteten SaaS-Betrieb, nicht bei Self-Hosting)

4. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt gestützt auf:

• den Vertrag mit unseren Kund:innen (Erfüllung vertraglicher Pflichten, DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b),
• unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f),
• gesetzliche Pflichten (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c),
• und — wo erforderlich — eine Einwilligung (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a).

5. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Zur Erbringung von Wield setzen wir sorgfältig ausgewählte Anbieter ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten. Dazu gehören:

• Anwendungs-Hosting: Infomaniak (Schweiz, Rechenzentrum Genf) mit Coolify-Betrieb in der Schweiz
• Datenbank: Verwaltete PostgreSQL-Datenbank bei Infomaniak (Schweiz, Region Genf)
• KI-Modell-Anbieter: Gemini ueber Google Cloud Region Zuerich (Schweiz); weitere Modellanbieter nur falls vertraglich vereinbart
• E-Mail-Versand: Wird mit dem öffentlichen Launch bekannt gegeben; aktuell erfolgt keine automatisierte Kommunikation per E-Mail
• Analyse und Fehlertracking: Derzeit ausschliesslich serverseitige strukturierte Logs; eine Erweiterung um einen spezialisierten Monitoring-Dienst wird vor dem öffentlichen Launch kommuniziert

Mit allen Auftragsbearbeitern bestehen die notwendigen Datenbearbeitungsverträge (DPA). Soweit Daten in Länder ausserhalb der Schweiz oder des EWR übermittelt werden, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien sicher (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, ergänzende Massnahmen).

6. Aufbewahrungsdauer

Account- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Kundenbeziehung und darüber hinaus bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt. Kandidat:innen-Daten werden im Auftrag der Kund:innen gespeichert und auf deren Anweisung oder bei Vertragsende gelöscht. Technische Logs werden in der Regel nach maximal 90 Tagen anonymisiert oder gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen. Zudem können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung, die Einschränkung der Bearbeitung sowie — soweit anwendbar — die Datenübertragbarkeit verlangen und der Bearbeitung widersprechen.

Für Anfragen erreichen Sie uns unter info@tecminds.ch. Für Kandidat:innen-Daten bitten wir Sie, sich an das auftraggebende Unternehmen (unsere Kundin) zu wenden, da wir diese Daten in deren Auftrag bearbeiten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), im EU/EWR-Raum bei der jeweils zuständigen nationalen Datenschutzbehörde.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Missbrauch und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere Verschlüsselung (TLS in Transit, verschlüsselte Datenbanken), Zugriffsbeschränkungen, Tenant-Isolation, Audit-Logs und regelmässige Sicherheitsreviews.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies und Browser-Storage-Einträge, die für den Betrieb und die Authentifizierung erforderlich sind. Tracking- oder Marketing-Cookies kommen zurzeit nicht zum Einsatz. Sollte sich dies ändern, wird ein Cookie-Banner mit granularer Einwilligung eingeführt.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit an veränderte rechtliche oder betriebliche Umstände anpassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter /datenschutz abrufbar.